Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Witam, przygotowuję projekt systemowy na 2012 r. Chcemy rozpocząć od 03.12 r. Nie znam kwot alokacji na poszczególne lata. Czy wiadomo kiedy należy się tych kwot spodziewać?

W związku z zapytaniem dotyczącym kwot alokacji na poszczególne lata projektu, MCPS jeszcze w dniu dzisiejszym zamieści tę informację na stronie www.mcps-efs.pl. Przesyłam Państwu również link do strony Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Projektów Unijnych, która zawiera informację o podziale środków.

2. Czy należy w 2012 roku przygotować wniosek na 3 lata tj. 2012,2013,2014? Czy można przygotować wniosek z działaniami i budżetem projektu na 1 rok?

W odpowiedzi na pytanie dotyczące trzyletniego planu projektu realizowanego w ramach poddziałania 7.1.2 i 7.1.3 informujemy, że nabór wniosków będzie tylko w 2012 roku i to jak państwo rozpiszą działania w ramach projektu( na rok, dwa lata czy trzy lata) należy do Państwa decyzji ale złożenie wniosku na okres krótszy niż trzy lata wiąże się to z niemożliwością zgłoszenia wniosku o dofinansowanie w kolejnych latach. Przyznane środki muszą Państwo rozdysponować w danym roku kalendarzowym. Zachęcamy zatem Państwa do składania wniosku na trzy lata, gdyż dotychczasowy przebieg realizacji działań projektowych może wygenerować dodatkowe środki powstałe z niewykorzystanych przez JOPS kwot zaplanowanego budżetu. Powstałe oszczędności, umożliwią zwiększenie alokacji środków na kolejne lata realizacji projektu. Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej będzie podejmowało działania w celu pozyskania środków na zwiększenie budżetu dla państwa jednostki w kolejnych latach realizacji projektu.

3. Aby spełnić wymóg organizacyjny (1 pracownik socjalny na 2000 mieszkańców) związany z wymaganą liczbą zatrudnionych pracowników socjalnych i przystąpić do projektu systemowego w podziałaniu 7.1.1.powinniśmy jeszcze zatrudnić 3 pracowników socjalnych, aby posiadać 6 pracowników socjalnych przy liczbie mieszkańców 11 309 ( stan na 31.01.2012 r.). W ramach posiadanego budżetu naszego Ośrodka nie mamy takich możliwości finansowych, natomiast zatrudnienie 2 pracowników socjalnych w ramach projektu na podstawie aktualnej alokacji środków jest też nie możliwe - jak było to dotychczas, przy zachowaniu tej samej liczby uczestników projektu to jest 10 osób.

W odpowiedzi na Pani maila, dotyczącego spełnienia wymogu organizacyjnego (1 pracownik na 2000 mieszkańców) w projekcie, MCPS informuje, że prośbę o zwiększenie środków finansowych należy zgłosić przy składaniu wniosku w oświadczeniu dot. spełnienia wymogu zatrudnienia pracowników socjalnych. Na tego typu zapotrzebowanie jest zostawiona rezerwa finansowa, która będzie uruchomiona po złożeniu wniosku na obecnie planowana kwotę.

4. Proszę o wyjaśnienie jak na etapie pisania wniosku zaplanować spełnienie kryterium dostępu w zakresie realizacji instrumentów aktywizacji edukacyjnej?. Chcę objąć wsparciem rodziny zastępcze zawodowe i niezawodowe - również moje pytanie brzmi -jak ich zapisać we wniosku?.

Rodziny zawodowe nie mogą być objęte wsparciem w projekcie bezpośrednio, mogą uczestniczyć w projekcie jako otoczenie dla PAL. Nie można dla nich projektować indywidualnych działań ale mogą skorzystać z poradnictwa w Poradniach jeśli takie są przewidziane do finansowania w projekcie. Taką poradnię ma uruchomioną w ramach projektu PCPR Siedlce.

5. Czy w najbliższym czasie będzie szkolenie dotyczące pisania nowego wniosku o dofinansowanie (systemowego) - na nowych zasadach?

Nie planujemy szkoleń dotyczących pisania wniosku- wszystkie wydatki związanie z przygotowaniem projektu są niekwalifikowane w budżecie. Planujemy natomiast spotkania z Regionalnymi Ośrodkami EFS. Informacja o spotkaniach będzie dostępna na naszej stronie internetowej www.mcps-efs.pl

6. Interesuje mnie informacja dotycząca: czy cały wniosek ma uwzględniać 3 lata tj. robimy budżet na 3 lata?

Projekt, który Pani pisze w tym roku powinien obejmować trzy lata . Należy to zaznaczyć zarówno na pierwszej stronie wniosku o dofinansowanie- w okresie rekrutacji, a także w budżecie projektu. W budżecie należy dokładnie określić wydatki w poszczególnych latach.

7. W związku z pkt.4 kryterium dostępu, czy jest obligatoryjne zastosowanie wymienionego instrumentu aktywizacji edukacyjnej, jeśli OPS posiada już grupę docelową i na podstawie diagnozy jej potrzeb okazało się, że żadna z osób nie ma realnej potrzeby uzupełnienia wykształcenia na poziomie podstawowym, gimnazjalnym, ponadgimnazjalnych lub policealnym. Czy pomimo to OPS ma poszukiwać osób, które skorzystają ze wsparcia wskazanego w pkt 4 kryteriów?

W Planie działania jest napisane, że kryterium 4 (Projekt zakłada diagnozę potrzeb każdego uczestnika projektu oraz dostosowanie form wsparcia do zdiagnozowanych potrzeb ) zostanie zweryfikowane na podstawie treści wniosku. Stąd jeśli Państwo określiliście grupę docelową i jej potrzeby na podstawie przeprowadzonej diagnozy, a informacje na ten temat zostały zawarte we wniosku, nie ma potrzeby stosować kryterium nr 4.

8. Zwracam się z prośbą o pomoc w odpowiednim zastosowaniu procentów przy obliczaniu zadania Zarządzanie w projekcie 3-letnim. Wartość trzyletniego projektu wynosi ponad dwa miliony, wartość każdego roku jest mniejsza niż 1 mln. Czy wobec powyższego stosujemy dla wszystkich lat 15% czy też dla każdego roku 25%?

W odpowiedzi na pytanie w sprawie współczynnika obliczania kosztów zadania informujemy, że nie można dzielić wartości projektu na poszczególne lata. Wartość Państwa projektu wynosi ponad 2 mln zł i zgodnie z Zasadami przygotowania i realizacji projektów systemowych OPS, PCPR i ROPS w ramach POKL, łączna wartość kosztów zarządzania projektu, określana we wniosku o dofinansowanie nie może przekroczyć w Państwa projekcie 15% (projekty 2-5 mln).

9. Pracownikom w zadaniu praca socjalna przyznamy w tym roku dodatki specjalne. Czy pracownicy mogą wobec powyższego pracować przy innych projektach i otrzymywać tam również dodatki czy w tej sytuacji dostają tylko jeden dodatek np. z projektu systemowego. Jak interpretować pismo z MRR? Czy kilka zadań w ramach jednego projektu systemowego = dodatek czy też kilka zadań (pr. systemowy + ew. ministerialny)=dodatek specjalny z POKL?

W przypadku zatrudnienia jako personel projektu osoby, która jest zaangażowana w realizacje zadań w więcej niż jednym projekcie należy pamiętać, że wydatki związane z zatrudnieniem takiej osoby są kwalifikowane tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy obciążenie wynikające z pracy nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych tej osobie. Ponadto osoba ta musi :

• Prowadzić ewidencję godzin i zasad realizowanych w ramach wszystkich projektów, w które jest zaangażowana,
• Udostępnić beneficjentowi ww. ewidencję godzin w okresie realizacji zadań w ramach danego projektu beneficjenta,
  Należało by jeden proporcjonalny dodatek ująć w kilku realizowanych projektach.

10. Czy w kosztach pośrednich mogą nadal wymienione być koszty personelu (np. dyrektor, sekretarka, kadrowa, sprzątaczka) i osobom tym również przyznać dodatki specjalne? Jeśli jest to niemożliwe to zwracam się z prośbą o przesłanie dokumentu z którego to wynika.

Koszty pośrednich projektu stanowią koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem beneficjenta. Koszty zatrudnienia personelu są zatem kosztami pośrednimi projektu.

Szerzej na ten temat można przeczytać w dokumencie ,,Zasady finansowania POKL’ -2.1.2 oraz w piśmie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego Wyjaśnienia Instytucji Zarządzającej (pismo znak: DZF-IV-82252-28-MLi/12 z dnia 17.01.2012 r.) w zakresie wynagrodzenia personelu projektów systemowych realizowanych w ramach Priorytetu VII Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki przez Ośrodki Pomocy Społecznej i Powiatowe Centra Pomocy Rodzinie.

Oba dokumenty dostępne są na naszej stronie internetowej www.mcps-efs.pl. w zakładce Aktualności.

11. Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej realizujący projekt systemowy uprzejmie prosi o wyjaśnienie odnośnie kryterium dostępu pkt. 4 . Projekt zakłada realizację Instrumentu aktywizacji edukacyjnej: skierowanie i sfinansowanie zajęć szkolnych, związanych z uzupełnieniem wykształcenia na poziomie podstawowym, gimnazjalnym, ponadgimnazjalnym lub policealnym z uwzględnieniem realnych potrzeb uczestników projektów.

Czy w rozumieniu tego kryterium możemy skierować osobę, która ma wykształcenie na poziomie gimnazjalnym do bezpłatnego liceum ogólnokształcącego- tym samym spełniamy kryterium skierowania. W związku z bezpłatnym profilem liceum, nasze finansowanie obejmowałoby koszty dojazdu do liceum oraz zakup podręczników, przyborów szkolnych. Jednocześnie informujemy, że na terenie naszego miasta nie ma bezpłatnego liceum.

Państwa interpretacja dotycząca kryterium dostępu nr 4 jest prawidłowa. Skuteczność instrumentów można będzie ocenić dopiero po ich łącznym zastosowaniu O skuteczności prowadzonych działań decyduje często właściwe dostosowanie do potrzeb osób zainteresowanych. Dlatego tak ważna jest indywidualizacja działań integracyjnych. Kryterium dostępu zostanie zweryfikowane na podstawie treści wniosku o dofinansowanie.

12. W związku z pkt.4 kryterium dostępu, w jaki sposób spełnić obligatoryjne zastosowanie wymienionego instrumentu aktywizacji edukacyjnej, jeśli OPS na podstawie diagnozy potrzeb grupy docelowej przedstawił, że żadna z osób nie ma realnej potrzeby uzupełnienia wykształcenia na poziomie podstawowym, gimnazjalnym, ponadgimnazjalnych lub policealnym. Czy pomimo to OPS ma poszukiwać osób, które skorzystają ze wsparcia wskazanego w pkt 4 kryteriów ?

(Regionalny Ośrodek EFS w Siedlcach) Czy wystarczy tylko diagnoza potrzeb z której wynika np. że nie ma takich osób , czy ma być to zapis gdzie projektodawca zakłada że jeśli w projekcie znajdzie się taka osoba to zapewni jej zdobycie tego wykształcenia np., poprzez taki zapis:
Oświadczam gotowość realizacji instrumentu aktywizacji edukacyjnej skierowanie i sfinansowanie zająć szkolnych, związanych z uzupełnianiem wykształcenia na poziomie podstawowym, gimnazjalnym, ponadgimnazjalnym lub policealnym, jeżeli na etapie analizy predyspozycji i potrzeb uczestnika projektu zostanie zdiagnozowana konieczność jego zastosowania.

13. Czy zamówienia publiczne planowane być powinny na 3 lata realizacji projektu (skumulowane wartości z każdego roku) czy też należy je planować na każdy rok odrębnie i szacować wartości na każdy rok realizacji odrębnie?

(Regionalny Ośrodek EFS w Siedlcach) Należy zsumować 3 lata realizacji projektu. Usługi, dostawy i roboty budowlane sumowane są w ramach danego projektu realizowanego przez Beneficjenta. Beneficjent ustala, czy w przypadku zlecania usług, dostaw i robót budowlanych występuje jedno zamówienie, czy też odrębne zamówienia, biorąc pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów:

1. tożsamość przedmiotowa zamówienia (usługi, dostawy i roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu);
2. tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie);
3. tożsamość podmiotowa zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę).

(Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków 15 .12.2011)

14. Czy sumowanie wartości zamówień w projekcie 3 letnim obowiązuję dla usługi szkoleniowej skoro kryterium dostępu nr 5 zakłada indywidualne wsparcie grupy docelowej, a rekrutacja będzie odbywała się w przestrzeni 3 lat w związku z tym nie jest możliwe ustalenie szkoleń jakie będą realizowane ?

(Regionalny Ośrodek EFS w Siedlcach) Nie. W związku z tym, iż beneficjent systemowy jest zobligowany (kryterium dostępu nr 5) do przeprowadzenia diagnozy potrzeb każdego uczestnika projektu oraz dostosowania form wsparcia do zdiagnozowanych potrzeb, przez co brak jest możliwości oszacowania wartości zamówienia. Jest to wystarczająca przesłanka do tego aby przeprowadzić procedurę zgodnie z UPZP w każdym roku (tj. 2012, 2013, 2014).

15. Czy koszty pośrednie w projekcie mogą być rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków , czy muszą być rozliczane ryczałtem ?

(Regionalny Ośrodek EFS w Siedlcach) Koszty pośrednie mogą być rozliczane zarówno na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów jak i ryczałtu ( W takim przypadku należy doprecyzować zapis w informacji projektowej tj. w przypadku, gdy w ramach PO KL realizowany jest projekt, którego całkowita wartość nie przekracza 100 tys. zł, a w przypadku projektów systemowych w ramach Poddziałania 7.1.1 oraz 7.1.2 wartość ta dotyczy jednego roku realizacji projektu, rozliczenie kosztów projektu następuje wyłącznie w oparciu o kwoty ryczałtowe w rozumieniu art.11 ust. 3 lit. b pkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 3 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL; (kryterium nie ma zastosowania w przypadku projektów realizowanych przez beneficjentów będących jednostkami sektora finansów publicznych) .

16. Jak liczyć osoby powracające do projektu, lub osoby które w ramach projektu rozpoczęły naukę odnośnie aktywizacji edukacyjnej i kontynuują ją w kolejnych latach realizacji projektu?

(Regionalny Ośrodek EFS w Siedlcach) Jako uczestników liczymy tylko nowe osoby w projekcie. Odnośnie osób które otrzymały wsparcie w ramach aktywizacji edukacyjnej też liczymy je tylko raz. Więc liczbę uczestników w każdym roku powinny stanowić nowe osoby.
W przypadku kontynuacji działań wobec klienta lub powrotu klienta do projektu w następnym/kolejnym roku budżetowym klient nie jest traktowany jako nowa osoba obejmowana wsparciem, lecz jako kontynuująca udział w projekcie. ( Zasady przygotowywania projektów systemowych, instrukcja wypełniania wniosków systemowych)

17. Odnośnie stanowiska księgowego ( zgodnie z interpretacją Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w sprawie kosztów pośrednich)czy ma to być część wynagrodzenia (refundacja) czy też możemy dać dodatek ?

(Regionalny Ośrodek EFS w Siedlcach) Jeśli księgowa ma z tytułu księgowania wydatków w ramach projektu znacznie więcej pracy to przyznanie dodatku z tytułu wykonywania zadań w ramach projektu i wskazanie go w dokumentach księgowych projektu jest jak najbardziej możliwe.

( Zapis w interpretacji MRR)

18. Kryterium dostępu nr 2 w poddziałaniu 7.1.1 tj. objęcie wsparciem nie mniejszej liczby beneficjantów niż w roku 2011 – CZY OBJĘCIE WSPARCIEM NIE MNIEJSZEJ LICZBY KLIENTÓW NIŻ W 2011 ROKU DOTYCZY CAŁEGO OKRESU TRWANIA PROJEKTU (2012-2014) CZY DLA KAŻDEGO ROKU OSOBNO?

(Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego UM) Intencją Instytucji Zarządzającej PO KL było, aby w kolejnych latach w ramach projektów systemowych obejmować wsparciem większą liczbę uczestników niż w roku poprzednim. Niemniej jednak w opinii Instytucji Pośredniczącej przedmiotowe kryterium należy odnosić do każdego roku bowiem znajduje to odzwierciedlenie w poziomie osiągniętych wskaźników.

19. Kryterium dostępu nr 4 w poddziałaniu 7.1.1.i kryterium nr 3 w poddziałaniu 7.1.2 zakładające realizację instrumentu aktywizacji edukacyjnej - czy jest ono konieczne mimo braku realnych potrzeb beneficjantów czy też należy nakierować działania w taki sposób aby zastosować narzędzia związane z tym kryterium dostępu, traktując jako działanie ciągłe w procesie naboru, a jego realizacja będzie uzależniona od realnych zdiagnozowanych potrzeb beneficjantów?

(Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego UM) Odnosząc się do kryterium dostępu zakładającego konieczność realizacji instrumentu aktywizacji edukacyjnej, wnioskodawca powinien zagwarantować we wniosku o dofinansowanie, że każdy z uczestników projektu zostanie zdiagnozowany pod względem realizacji wskazanego w kryterium instrumentu. Jeśli diagnoza wykaże potrzebę realizacji tego typu wsparcie, powinno ono zostać zastosowane. Przy czym nie oznacza to konieczności zastosowania wskazanego wyżej kryterium wobec wszystkich uczestników projektu, ale tylko, które, na podstawie przeprowadzonej diagnozy, wymagają tego rodzaju wsparcia.

20. Pytanie dotyczy procentu łącznej wartości kosztów zarządzania w stosunku do wartości projektu od początku realizacji projektów systemowych, tj od 2008 r. Przyjęcie takiego sposobu ujmowania wartości projektu może powodować powstanie kosztów niekwalifikowanych na koniec trwania projektów, gdyż łączna wartość projektu może przekroczyć progi określone w wytycznych kwalifikowalności kosztów, od których konieczne jest dostosowanie się do mniejszego % kosztów zarządzania. Idąc dalej, projekty o wartości ponad 2 mln powinny zawierać w opisie odniesienie do potencjalnego ryzyka oraz zapisy co do zapobiegania i minimalizowania tego ryzyka.

(Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego UM) „Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków PO KL” określają limity dla kosztów zarządzania. Ocena spełnienia zgodności limitu kosztów zarządzania z „Wytycznymi...” podlega weryfikacji eksperta i znajduje odzwierciedlenie w karcie oceny merytorycznej wniosku. Wobec powyższego w opinii IP nie ma możliwości odniesienia tego limitu do wartości, która nie znajduje odzwierciedlenia w budżecie projektu podlegającego ocenie.

21. Wyjaśnienia Departamentu Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym MRR dotyczące obowiązywania ogólnego kryterium horyzontalnego wyboru projektów w zakresie stosowania uproszczonych metod rozliczania kosztów bezpośrednich w projektach PO KL.

Zgodnie z brzmieniem ww. kryterium, czyli w przypadku, gdy całkowita wartość projektu nie przekracza 100 tyś zł. rozliczanie kosztów projektu następuje w oparciu o kwoty ryczałtowe ( w rozumieniu art. 11 ust. 3 ;it. B pkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 3 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL) NIE MA ZASTOSOWANIA W PRZYPADKU PROJEKTÓW PO KL REALIZOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTÓW BĘDĄCYCH JEDNOSTKAMI SEKTORA FINSNÓW PUBLICZNYCH.