Co zawiera świadectwo pracy? Wszystkie niezbędne informacje

Świadectwo pracy to dokument potwierdzający przebieg zakończonego zatrudnienia. Pracodawca wpisuje w nim między innymi okres pracy, zajmowane stanowiska, wymiar etatu, tryb rozwiązania umowy oraz wykorzystane urlopy i inne uprawnienia. Dokument nie jest opinią ani referencją, dlatego nie może zawierać subiektywnej oceny pracownika.

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy pracodawca wydaje w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Dotyczy ono zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, niezależnie od tego, czy pracownik miał umowę na okres próbny, czas określony czy czas nieokreślony. Nie wydaje się go po zakończeniu umowy zlecenia, umowy o dzieło ani współpracy B2B.

Dokument służy potwierdzeniu faktów potrzebnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych, między innymi wymiaru urlopu, okresów nieskładkowych czy uprawnień związanych z rodzicielstwem. Zakres świadectwa pracy określają przede wszystkim Kodeks pracy, w szczególności art. 97, oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.

W świadectwie pracy nie wolno wpisywać ocen jakości pracy, opinii o pracowniku, informacji o konfliktach ani komentarzy dotyczących jego zaangażowania. Jest to dokument faktograficzny, a nie referencje.

Co zawiera świadectwo pracy?

Przepisy wymagają, aby świadectwo obejmowało informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia oraz uprawnień wykorzystanych w okresie pracy. Do podstawowych elementów należą:

• okres lub okresy zatrudnienia oraz wymiar czasu pracy w poszczególnych okresach;
• rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska i pełnione funkcje;
• tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy albo podstawa jego wygaśnięcia;
• strona, która dokonała wypowiedzenia, jeżeli umowę rozwiązano za wypowiedzeniem;
• okres, za który przysługuje odszkodowanie z powodu skrócenia okresu wypowiedzenia;
• wykorzystany urlop wypoczynkowy w roku kalendarzowym, w którym ustało zatrudnienie;
• urlop bezpłatny, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy i opiekuńczy, a także podstawy prawne ich udzielenia, gdy są wymagane;
• zwolnienia od pracy, w tym zwolnienie z powodu działania siły wyższej oraz zwolnienie na opiekę nad dzieckiem;
• liczba dni okazjonalnej pracy zdalnej wykorzystanych w roku ustania zatrudnienia;
• liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 Kodeksu pracy;
• okres czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
• praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
• okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
• zajęcie wynagrodzenia za pracę w postępowaniu egzekucyjnym;
• niezaspokojone należności ze stosunku pracy, jeżeli pracodawca uznał je, lecz nie wypłacił z powodu braku środków.

Najważniejsze różnice między informacjami wpisywanymi obowiązkowo a danymi zamieszczanymi na żądanie pracownika przedstawia tabela:

Informacja o wynagrodzeniu i kwalifikacjach może pojawić się w świadectwie tylko na wyraźne żądanie pracownika. Pracodawca nie powinien rozszerzać dokumentu o dane, których nie przewidują przepisy.

Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?

Podstawowym terminem jest dzień ustania stosunku pracy. Nie zawsze będzie to dzień faktycznego wykonywania pracy. Decyduje data rozwiązania umowy albo jej wygaśnięcia.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych przekazanie dokumentu pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w tym dniu nie jest możliwe, pracodawca powinien w ciągu 7 dni od upływu tego terminu przesłać świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć je w inny sposób.

Wyjątek dotyczy ponownego zatrudnienia tej samej osoby w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego stosunku pracy. Wtedy pracodawca wydaje świadectwo na wniosek pracownika, złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Wniosek może obejmować poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy, za które nie wydano dotychczas dokumentu. Pracodawca ma 7 dni na jego wydanie.

Wydania świadectwa nie można wstrzymać z powodu braku rozliczenia sprzętu, telefonu, samochodu służbowego ani innych składników mienia. Ewentualne roszczenia pracodawca powinien dochodzić niezależnie.

Kiedy pracodawca musi wydać nowe świadectwo?

Nowy dokument powinien zostać wydany w szczególności w następujących sytuacjach:

• pracodawca uwzględnił wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa;
• sąd pracy prawomocnie uwzględnił powództwo o sprostowanie;
• sąd prawomocnie przywrócił pracownika do pracy;
• sąd przyznał odszkodowanie w związku z niezgodnym z prawem rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika;
• orzeczenie sądu wymaga zmiany informacji dotyczącej ustania stosunku pracy.

Jeżeli nowe świadectwo jest wydawane wskutek orzeczenia sądu, pracodawca co do zasady ma na to 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia. Poprawiony dokument zastępuje wcześniejsze świadectwo.

Jak sprostować błędne świadectwo pracy?

Błąd może dotyczyć między innymi dat zatrudnienia, wymiaru etatu, stanowiska, podstawy rozwiązania umowy, liczby wykorzystanych dni urlopu albo informacji o niezdolności do pracy. Procedura wygląda następująco:

1. Złóż wniosek do pracodawcy – masz na to 14 dni od otrzymania świadectwa. W piśmie wskaż błędną informację i zaproponuj prawidłową treść.
2. Poczekaj na rozpatrzenie wniosku – pracodawca ma 7 dni na wydanie nowego świadectwa albo zawiadomienie o odmowie sprostowania.
3. Skieruj sprawę do sądu pracy – jeśli pracodawca odmówi, masz 14 dni od otrzymania zawiadomienia na wystąpienie z żądaniem sprostowania. Gdy pracodawca nie zawiadomi o odmowie, można skierować sprawę do sądu bez oczekiwania na takie pismo.
4. Odbierz nowe świadectwo po wyroku – po prawomocnym uwzględnieniu powództwa pracodawca powinien wydać poprawiony dokument w ciągu 7 dni.

Po upływie 14 dni warto mimo wszystko poinformować pracodawcę o oczywistym błędzie. Pracodawca może go poprawić, ale nie ma już takiego obowiązku w ramach ustawowego terminu na wniosek.

Co grozi za niewydanie świadectwa pracy?

Niewydanie świadectwa w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Za naruszenie może zostać nałożona grzywna w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Zmiana wysokości tej sankcji od 8 lipca 2026 r. wymaga sprawdzenia w aktualnym stanie prawnym przed zastosowaniem informacji w konkretnej sprawie.

Pracownik może także wystąpić do sądu pracy o zobowiązanie pracodawcy do wydania dokumentu. Jeżeli jego brak lub nieprawidłowa treść spowodowały szkodę, przysługuje mu roszczenie o odszkodowanie. Odszkodowanie obejmuje wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, maksymalnie za okres 6 tygodni. Konieczne jest wykazanie szkody oraz związku między działaniem pracodawcy a niemożnością podjęcia zatrudnienia.

Treść, sposób wydania i zasady sprostowania świadectwa pracy wynikają z art. 97, art. 97¹, art. 99 i art. 282 Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Dla pracownika najważniejsze jest sprawdzenie dokumentu po otrzymaniu i szybkie złożenie wniosku, jeśli zawiera nieprawidłowe dane.