Prowadzenie akt osobowych to obowiązek każdego pracodawcy. Dziś oprócz tradycyjnej formy papierowej przedsiębiorcy mogą również korzystać z formy online. Takie rozwiązanie cieszy się dużą popularnością wśród pracodawców, ponieważ pozwala zaoszczędzić miejsce i zwiększa bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej. Szukasz wsparcia w zakresie prowadzenia elektronicznych akt osobowych? Skorzystaj z naszych usług i dowiedz się, jakie zasady obowiązują przedsiębiorstwa wybierające e-akta.

Prowadzenie elektronicznych akt osobowych przez specjalistów

Możemy zająć się prowadzeniem elektronicznie akt osobowych za Ciebie. Załatwimy wszystkie sprawy związane z HR zdalnie, zdejmując z Ciebie ciężar skrupulatnego prowadzenia dokumentacji. Wskażemy, jak przejść na elektroniczne akta osobowe, a także jak je przechowywać.

Dzięki doświadczeniu w prowadzeniu elektronicznych akt osobowych różnych przedsiębiorstw, wiemy, jak wykonywać obowiązki nakładane na pracodawców przez przepisy. Z nami przejście na elektroniczne akta osobowe będzie przeprowadzone sprawnie i przyczyni się do poprawy funkcjonowania Twojego biznesu.

Elektroniczne akta osobowe – co to jest?

Akta osobowe elektroniczne to akta osobowe, które są prowadzone w systemie komputerowym. Nie mają fizycznej postaci i są przechowywane w formie elektronicznej. Od 2019 roku możliwość prowadzenia e-akt pracowniczych została zagwarantowana dla wszystkich pracodawców. W szczególności obecnie przedsiębiorstwa nie mają już obowiązku przechowywania równolegle również wydrukowanej dokumentacji.

Elektroniczne akta osobowe rozporządzenie

Elektroniczne akta pracownicze zostały wprowadzone jako alternatywa dla akt tradycyjnych w drodze Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Poprzednio obowiązujące przepisy umożliwiały korzystanie z tej formy jedynie pomocniczo. Pełne przejście na elektroniczne akta osobowe było niemożliwe.

Rozporządzenie wprowadziło do obrotu prawnego zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a także zmieniło dotychczasową organizację takich akt. Ustalono również warunki prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej.

Jak przejść na elektroniczne akta osobowe?

Chciałbyś zmienić organizację obiegu dokumentów w swoim zakładzie pracy, ale nie wiesz, jak wprowadzić elektroniczne akta osobowe? To łatwiejsze niż myślisz.

Prawidłowe sporządzenie elektronicznych akt pracowniczych wymaga wykonania odwzorowania dokumentów papierowych w formie skanów i następnie potwierdzenia ich zgodności poprzez złożenie podpisu elektronicznego przez pracodawcę bądź osobę przez niego upoważnioną.

Przejście na elektroniczne akta osobowe możesz przeprowadzić sprawnie z naszą pomocą.

Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe?

Wiesz już, jak wprowadzić elektroniczne akta osobowe. Po zmianie formy dokumentacji z tradycyjnej na cyfrową nowe akta możesz tworzyć już w pełni online.

Wystarczy, że nowy dokument utworzysz w edytorze tekstu i podpiszesz go elektronicznie. Jeśli w danym przypadku istnieje wymóg uzyskania dodatkowych podpisów, wystarczy przekazać go do określonych osób z prośbą o podpis elektroniczny. Taka dokumentacja od razu trafia do elektronicznej teczki pracownika i nie jest drukowana do postaci fizycznej.

To oszczędność czasu i pieniędzy, a także wygoda. Z przedsiębiorstwa znikają wielkie teczki, do których na bieżąco były dodawane kolejne dokumenty. Całe akta osobowe znajdują się w cyfrowym archiwum i masz do nich łatwy dostęp. Taka dokumentacja jest również lepiej chroniona.

W jaki sposób przechowywać akta osobowe?

Pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Taki wymóg obowiązuje nie tylko przez okres zatrudnienia, ale również przez następne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Odrębne przepisy mogą przewidywać dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W praktyce wymogi będą zachowane, jeżeli elektroniczne akta osobowe zostaną zapisane w szyfrowanym archiwum. Korzystając z usług prowadzenia akt osobowych elektronicznie, masz pewność, że dokumentacja kadrowa oraz dokumentacja płacowa jest kompletna, a także że wszystkie upoważnione osoby będą miały do niej dobry dostęp.

Czy warto prowadzić akta osobowe elektronicznie?

W dobie powszechnej cyfryzacji możliwość prowadzenia akt osobowych elektronicznie jest nieoceniona. Dzięki rozwiązaniu nie musisz zajmować się przetwarzaniem dokumentów w tradycyjnej formie. Masz lepszy dostęp do dokumentacji pracowniczej. Obniżają się również koszty wypełniania obowiązku, który nakładają na Ciebie przepisy.

Przekazując prowadzenie elektronicznych akt osobowych podmiotowi zewnętrznemu, dodatkowo oszczędzasz czas, który możesz przeznaczyć na inne aspekty prowadzenia działalności.

Materiał zewnętrzny