Przeprowadzanie procesu zakupowego usług i produktów w ramach projektów unijnych wymaga odpowiedniego przygotowania. Beneficjent dotacji powinien dokładnie zapoznać się z „zasadą konkurencyjności” oraz postępować zgodnie z jej wytycznymi. Tylko w ten sposób można zminimalizować ryzyko tego, że zakupy zostaną zakwestionowane przez instytucję dotującą. Wówczas może dojść nawet do potrzeby zwrotu części lub całości dotacji. Aby cały proces przeprowadzić zgodnie z wytycznymi, warto skorzystać ze wsparcie zewnętrznej firmy doradczej. 

Planowanie wydatków

Oczywiście podstawą wydatkowania środków unijnych jest wcześniej przygotowany projekt i plan zakupów. To dokumenty, które załącza się we wniosku dotacyjnym jeszcze przed przyznaniem środków. Dalsza realizacja projektu powinna odbywać się zgodnie z planem. Istnieją od tego małe wyjątki, jednak zawsze należy konsultować to z przedstawicielami instytucji dotującej. Ze względu na skalę i rodzaj wydatków, stosuje się różne procedury, w tym m.in. rozeznanie rynku lub zasadę konkurencyjności z umieszczeniem zapytania ofertowego. 

Kiedy można dokonywać zakupów bez procedur?

Jeżeli wydatek nie przekracza kwoty 20 tysięcy złotych netto, to wówczas nie ma konieczności zachowywania specjalistycznych procedur. Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków, przy tego typu kwotach stosuje się zasady racjonalnych wydatków. Beneficjent dotacji ma obowiązek potwierdzania tego, że dany wydatek był uzasadniony, przeprowadzony w sposób przejrzysty i efektywny, a także pozwala na zachowanie najlepszych efektów inwestycyjnych. W praktyce oznacza to, że przed wydaniem kwoty nieprzekraczającej 20 tysięcy złotych netto i tak warto przeprowadzić analizę rynku. Sprawdzonym rozwiązaniem jest przygotowanie przez beneficjenta dotacji wewnętrznych instrukcji i regulaminów dotyczących zakupów. Te dokumenty można stworzyć przy wsparciu zewnętrznej firmy doradczej. 

Zakupy z zastosowaniem rozeznania rynku

W przypadku kwot w przedziale 20-50 tysięcy złotych netto stosuje się zasadę rozeznania rynku. Polega to na porównaniu minimum dwóch konkurencyjnych ofert. Ma to na celu potwierdzenie tego, że dany zakup został przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi cenami rynkowymi. Przeprowadzenie rozeznania rynku należy udokumentować, a następnie potwierdzić u instytucji dotującej. Jednocześnie przy tej wysokości wydatków nie wymaga się zawierania umów w formie pisemnej pomiędzy stronami transakcji. 

Zasada konkurencyjności

Tę zasadę stosuje się w przypadku wydatków przekraczających kwotę 50 tysięcy złotych netto. Wówczas podmiot zobowiązany jest do umieszczenia zapytania ofertowego na specjalnie przygotowanej do tego celu stronie internetowej. Dzięki temu oferta zostanie upubliczniona. Powinny w niej znajdować się takie elementy jak: opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert, wagi punktowe, opis przyznawania punktów, a także termin składania ofert. 

Wsparcie Trigonum w całym procesie

Beneficjenci dotacji unijnych powinni dołożyć wszelkich starań, aby ich wydatki były przeprowadzane zgodnie z wytycznymi. W tym celu warto postawić na wsparcie profesjonalistów. Firma Trigonum poprowadzi cały proces od A do Z i zadba m.in. o:

– poprawność przeprowadzania procedur zakupowych;

– przygotowanie wewnętrznych instrukcji dot. zakupów;

– weryfikację poprawności opisu przedmiotu zamówienia;

– określeniu kryteriów zakupowych. 

Dzięki temu zyskasz pewność, że Twoje wydatki nie zostaną zakwestionowane i nie będziesz mieć problemów z rozliczeniem dotacji. Zachęcamy do skorzystania z oferty ekspertów z Trigonum.